Selfbooking: o que é e como isso pode facilitar a sua rotina

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Selfbooking: o que é e como isso pode facilitar a sua rotina

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Selfbooking: o que é e como isso pode facilitar a sua rotina

Todo colaborador que já teve que planejar uma viagem corporativa sabe que, para que tudo funcione de forma perfeita e os resultados esperados sejam de fato alcançados, vai depender de muitas as questões a serem levadas em consideração.

É preciso não só buscar os melhores preços, mas planejar com antecedência, de acordo com a política de viagens da empresa.

Gerenciar tudo isso demanda tempo e atenção redobrada em cada mínimo detalhe. Não é por acaso que a cada dia aumenta o número de empresas que têm aderido ao sistema de selfbooking como ferramenta de assistência no planejamento e na estruturação de viagens corporativas.

O que é Selfbooking

O selfbooking é uma ferramenta digital que permite agregar em um só lugar todos os processos referente ao planejamento de uma viagem corporativa.

Processos como reservas de voos, hospedagens, aluguel de carros, e muitas outras questões relacionadas a viagem corporativa como um todo passam a ser resolvidas por meio de um sistema, isto é, através dessa ferramenta que chamamos de Selfbooking.

Muitas agências oferecem um sistema personalizável para cada tipo de demanda de empresa, podendo agregar informações referente à  política interna de viagens da companhia, relatórios de viagem, entre outras funções.

Essa customização possibilita dar um melhor direcionamento através de filtros específicos para buscas por preços, por exemplo, garantindo que as regras estabelecidas pela empresa serão devidamente respeitadas.

O que é Política de Viagem

Nem sempre há uma justificativa plausível para os gastos efetuados por funcionários nas viagens corporativas. E isso acaba gerando custos muito mais altos do que os previstos.

É ai que a Política de Viagem se faz extremamente necessária. Com o desenvolvimento de políticas de viagens e o alinhamento delas ao Self Booking Corporativo, você não vivenciará mais este tipo de problema.

Política de Viagem nada mais é do que as regras preestabelecidas pela organização para autorizar a compra de passagens, translado, reserva de hotel, dentre outros gastos que os funcionários possam vir a ter.

Como exemplos destas normas, temos a antecedência mínima para compras de passagens e reservas, valores máximos para cada centro de custos, quem está autorizado a viajar, etc. Isto permitirá a você educar seus colaboradores para que eles não tenham gastos desnecessários, organizem melhor suas atividades, e ainda economizem em nome da empresa.

Principais vantagens do Selfbooking

Com os selfbookings, não apenas uma pessoa tem o controle das viagens da organização, mas cada colaborador pode pesquisar e efetuar suas reservas.

Com eles, a organização tem mais acesso a vários detalhes das viagens de seus funcionários: quem está viajando no momento, quais as viagens programadas, qual o destino mais comum de cada departamento da empresa.

Mas, apesar da eficiência, vale ressaltar que o selfbooking não é capaz de gerenciar de forma completa a política de viagem de uma organização, independentemente do seu tamanho.

Para alcançar um sucesso com a essa administração, é fundamental ter uma agência de viagens corporativas em sintonia com os processos.

Redução de custos

É isso mesmo: o uso de uma ferramenta de selfbooking influencia diretamente a economia de recursos financeiros da empresa.

Além de o sistema ser configurado para buscar sempre os melhores preços, de acordo com as exigências da política de viagens do negócio, o fato de os próprios colaboradores, ou secretários executivos, poderem planejar seus deslocamentos exclui a necessidade da atuação de intermediários ou da contratação de um profissional do ramo turístico para atuar exclusivamente neste fim, o que acaba barateando o processo.

Melhores práticas de acordo com a política empresarial

As regras estabelecidas previamente são sincronizadas ao software, pois há a possiblidade de customização total do serviço.

Quando um passageiro as ignora, ele é obrigado a justificar qualquer desvio, permitindo à empresa um controle mais efetivo sobre os gastos gerados. Com isso, os gestores conseguirão identificar as despesas de viagens, as economias feitas por cada centro de custos, rotas mais utilizadas, rastreamento de passageiros, etc.

Dentre as possibilidades, as mais importantes são:

  • Política de Antecedência: em que a empresa consegue controlar quanto tempo antes da viagem o solicitante gerou o pedido de reserva
  • Política da Menor Tarifa: pela qual é possível delimitar as opções de escolha dos viajantes.

Ambas têm o objetivo de redução de custos e são totalmente flexíveis para atender às necessidades específicas de cada empresa;

Economia de tempo

No mundo corporativo, frente a tantas demandas que merecem atenção e cuidado redobrado, a boa gestão de tempo é fundamental, pois o sistema de selfbooking surge como uma ferramenta poderosa quando o assunto é economizar tempo dos colaboradores e dos profissionais de secretariado.

Como todas as questões referentes ao planejamento da viagem estão em um só lugar, não é necessário gastar horas e horas acessando diversos sites em busca das melhores opções de passagens aéreas e hotéis, por exemplo.

Nível de autonomia

Como o selfbooking não exige intermediários, a empresa ganha autonomia para gerar e gerenciar suas reservas da maneira que for mais conveniente e adequada.

Os próprios colaboradores, desde que em acordo com seus gestores, podem decidir quando e como planejar a viagem. Do mesmo modo, quando alguma mudança ou um replanejamento se faz necessário, não é preciso contatar ou esperar por respostas de terceiros, bastando acessar o sistema e fazer as devidas modificações.

Quantidade de opções

Ao reunir tudo de que o viajante precisa em um só espaço, torna-se possível fazer uma comparação bem mais aprofundada das opções disponíveis — seja de ofertas de voos, quartos de hotéis ou modelos de automóveis para locação.

Assim fica muito mais fácil estudar o custo-benefício de cada alternativa, analisar cotações e enviar solicitações e perguntas para as empresas fornecedoras. O resultado vem em forma de escolhas muito mais conscientes, alinhadas à política de viagens e ao orçamento destinado aos deslocamentos corporativos.

Obtenção de dados estratégicos

O uso do Self Booking Corporativo permite às empresas que optam por sua adesão, a captação de informações e dados estratégicas. Por meio dele, é possível saber a origem, o destino e o tempo de viagem do profissional, o que é extremamente funcional para se prever quais serão os gastos dele.

É possível também conhecer as características das reservas que foram feitas pelo cliente, sem que ele utilize a agência para isso. Este software permite gerar relatórios com informações como o nome de quem viajou, onde se hospedou, o tempo de estadia, etc.

Com isso, você terá dados essenciais para aprimorar o trabalho de seus colaboradores e aumentar a emissão de tickets feita por eles.

Conciliação de despesas de viagens

Além de passagem aérea, locação de veículo, hospedagem e seguro viagem, é possível ainda conciliar despesas com alimentação, transporte terrestre, lavanderia, farmácia, entre outras. Isso traz para a empresa um total controle de todos os gastos que envolvem uma viagem e permite um gerenciamento muito mais eficaz.

Relatórios inteligentes

É possível cruzar informações de todos esses dados, gerando diversos relatórios de Business Intelligence (BI), que trarão importantes indicadores de desempenho.

Dentre eles destacamos: relatório de economia obtida, relatório de economia não obtida, ranking das principais rotas X melhores dias para voar, ranking de viajantes X violação de políticas, market share por cia aérea nacional e internacional, ticket médio da empresa X ticket médio do mercado, entre outros.

 

Importância do relacionamento com a agência

Danilo Pacheco, Diretor da Polaris Viagens, agência especializada em viagens corporativas, ressalta a importância da ajuda de uma agência especializada, principalmente, para as organizações iniciantes no sistema de selfbooking:

Aqueles que viajam com mais frequência podem até depender menos da ajuda de um profissional, mas é fundamental esse apoio para que o sistema seja uma solução importante de otimização e redução de custos para a empresa. A ajuda do consultor é muito útil, principalmente em casos como cotação internacional, remarcação de bilhete, um pedido de reembolso, controle de bilhetes não voados (créditos), análise de indicadores, entre outros.

Como implementar o Selfbooking em sua empresa

Agora que você já conhece as principais vantagens que um sistema de selfbooking pode trazer para sua empresa, deve estar se perguntando como é possível implementá-lo.

Para isso, basta entrar em contato com uma agência especializada nesse ramo e solicitar a contratação do serviço. A agência se torna, então, a responsável por oferecer e gerenciar o sistema, de acordo com as demandas específicas da sua empresa. Também deve oferecer suporte e treinamento para que todos os colaboradores que viajam a trabalho por sua companhia saibam usar a ferramenta de maneira correta.

O selfbooking pode tornar a gestão de viagens em sua empresa muito mais eficiente, ágil e simples. Se a empresa onde você trabalha ainda não conta com esse tipo de serviço, é hora de pensar a respeito e levar essa ideia ao seu executivo.

O princípio de todo selfbooking deverá garantir excelência, economia e produtividade nos próximos deslocamentos corporativos da organização.

Ferramentas de planejamento de viagens

Existe uma ferramenta gratuita, muito interessante, para planejamento de viagens tanto corporativa quanto pessoal.

Aqui neste post eu te explico melhor sobre essa ferramenta 😉

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