Funções Secretariais

Tudo o que você precisa saber sobre secretariado remoto

A atividade de secretariado remoto está ganhando força no Brasil. O trabalho pode ser realizado em casa, no formato escritório virtual, mas exige que o profissional seja formalizado.

O Secretariado Remoto é uma atividade empresarial caracterizada como MEI (Micro Empreendedor Individual) e cresce em grande escala no país.

Segundo o gerente de Atendimento Individual do Sebrae Nacional, Enio Pinto, “os serviços de secretárias virtuais surgiram para atender à demanda de empreendedores que precisam de apoio profissional para organizar sua rotina administrativa e, assim, atender melhor seus clientes”.

Se você tem habilidades em prestar serviços administrativos, tem organização, disciplina e pontualiade, essa pode ser uma excelente opção de negócio pra você.

Para o profissional de secretariado remoto, dentre várias vantagens, a maior é a de ter a possibilidade de atender à várias empresas de uma só vez, e não apenas trabalhar pra uma empresa ganhando o piso salarial.

Quanto aos ganhos, depende da quantidade de clientes, e como MEI, o faturamente deve ser até 60 mil por ano. Caso ultrapasse este valor, a empresa deve mudar para outro enquadramento.

O que faz o profissional de secretariado remoto?

O profissional atende empresas e profissionais liberais, e pode oferecer serviços como:

  • organização de agenda do cliente
  • controle de contas
  • levantamento de custos e orçamento
  • negociação de contratos
  • atendimento a telefônico
  • organização e contas pessoais e profissionais
  • gerenciamento de emails
  • entre outros..

A demanda é constante no serviço de secretariado: todo empresário, independentemente do ramo de atuação e do porte da empresa, precisa de um funcionário ou equipe que cuide das questões administrativas.

A personalização do trabalho é uma característica dessa atividade. É importante que o cliente e a empresa façam um briefing detalhado do que vai ser realizado.

Com as informações, firma-se um contrato que também servirá de guia para execução da tarefa, com definição de prazos, etapas de entrega e preço cobrado.

Para obter sucesso nessa empreitada, o secretário remoto deve estabelecer uma rotina com horários e tarefas a cumprir.

 

As vantagens do secretariado remoto

Você não vai se limitar apenas a um salário específico, porque você vai atender ao mesmo tempo diversos clientes.

Uma outra vantagem é que você pode fazer praticamente tudo dentro da sua casa, por exemplo, sem precisar enfrentar o trânsito, ônibus e metrô lotado todo dia.

Como você deixa de ser empregado, e passa a ser empreendedor, você define a sua jornada de trabalho.

Para o cliente que contrata o serviço de secretariado remoto, a principal vantagem está na economia de custos.

Registrar-se como Microempreendedor Individual é bom para as duas partes: quem contrata recebe a nota fiscal de prestação de serviços, assim como o MEI tem a segurança do trabalho formal.

Pela natureza jurídica da sua atividade, o MEI tem direito aos benefícios previdenciários, como auxílio-maternidade, auxílio-doença, aposentadoria, entre outros.

 

Passo a passo para iniciar o processo de abertura da empresa de secretariado remoto

1) Consulta comercial

Realizar uma consulta prévia na prefeitura ou administração local para verificar se no local escolhido para a abertura da empresa é permitido o funcionamento da atividade que se deseja empreender.

2) Busca de nome e marca

Verificar se existe alguma empresa registrada com o nome pretendido e a marca que será utilizada. Órgão responsável: Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples) e Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI).

3) Contrato social/Declaração de Empresa Individual

Registrar o contrato social. Verifica-se também os antecedentes dos sócios ou empresário junto à Receita Federal através de pesquisas do CPF. Órgão responsável: – Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples).

4) Solicitar o CNPJ. Órgão responsável

– Receita Federal.

5) Solicitar da Inscrição Estadual. Órgão responsável:

– Receita Estadual

 

6) Solicitar Alvará de licença e Registro na Secretaria Municipal de Fazenda.

O Alvará de licença é o documento que fornece o consentimento para empresa desenvolver as atividades no local pretendido.

Órgão responsável: – Prefeitura Municipal; – Secretaria Municipal da Fazenda.

 

7) Solicitar matrícula no INSS. Órgão responsável:

Instituto Nacional de Seguridade Social; Divisão de Matrículas – INSS. Na ausência de lei específica, valerão as condições constantes no contrato de prestação de serviços formulada pela administradora.

 

Como buscar clientes para para serviços de secretariado remoto

Possuir presença digital não é mais uma opção para empresas que desejam atrair novos clientes, e sim uma obrigação. Com as estratégias de marketing digital, negócios de todos os tamanhos buscam aumentar a visibilidade na web, marcando presença ativa em redes sociais, plataformas de vídeos e, claro, nos motores de busca.

Independentemente do canal de distribuição adotado, o sucesso de um negócio depende, principalmente, da capacidade de percepção de oportunidade do empreendedor e da sua agilidade para se adaptar, aproveitando tendências e criando novas formas de fazer sua empresa ser conhecida por seus clientes.

Ter um website, elaborar uma estratégia para estar bem posicionado nos mecanismos de busca, estar presente nas redes sociais são bons caminhos para se tornar encontrável pelos clientes. As redes sociais têm potencial para colaborar ainda mais no que se refere ao aspecto credibilidade, pois um cliente pode sentir confiança na empresa se encontrar o depoimento de alguém que utilizou o serviço e se sentiu satisfeito.

Contudo, não basta criar uma página no Facebook e rodar uma campanha no AdWords para magicamente aumentar a visibilidade de sua empresa.

É muito importante construir um planejamento cuidadoso, com estratégias baseadas nos principais canais de comunicação online, para atingir os objetivos esperados.

A contratação de uma consultoria em Marketing Digital também pode ser uma opção para seu negócio, independentemente de ser de pequeno, médio ou grande porte.

Dica de ouro: venda benefícios, não apenas produtos

A internet está cheia de anúncios e conteúdos que vendem produtos e serviços, e muitos deles passam despercebidos pelos internautas. Por isso, não venda produtos: venda os benefícios e as soluções que eles possibilitam aos clientes.

Quais as soluções que o seu produto pode oferecer para o consumidor? Praticidade, economia e qualidade estão entre elas, certo? Então é isso o que você deve oferecer, aliado ao diferencial em relação aos concorrentes.

 

Considerações

A tecnologia está muito forte no presente, e mais ainda estará desenvolvida no futuro, você não concorda?

Entenda que o trabalho de secretariado remoto é um trabalho que como outro qualquer exige esforço, empenho e dedicação. Nada impossível de se fazer!

Mas o seu diferencial vai estar no empenho, foco e dedicação, pode ter certeza!

E com o tempo você vai descobrindo novas formas de fazer. O importante é começar!

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