Funções Secretariais

Produtividade para quem quer tempo de Geronimo Theml

Este post é para falar sobre a metodologia de Gerônimo Theml sobre produtividade.

Ele diz que os elementos da felicidade humana se resumem em 4 itens:

  • Realização Pessoal
  • Realização Profissional
  • Realização Financeira
  • Equilíbrio

Mas antes de seguir com todo o planejamento de sua rotina, é muito importante ter clareza sobre a “fotografia” do quebra-cabeça que você deseja e sonha montar, pois isso deve estar inteiramente alinhado com seu propósito e com os 4 elementos.

E muitas vezes quando falamos em  propósito, falamos sobre empreender. Geronimo explica muito bem e em poucas palavras o conceito de Empreender:

Empreender é remunerar a sua paixão
Gerônimo Theml

Para iniciar o planejamento de produtividade na sua rotina, o primeiro passo que você deve dar é  NUNCA LEVAR TRABALHO PARA CASA E PARTICULARIDADES PARA O TRABALHO. Caso você trabalhe em casa, é muito importante determinar os horários de trabalho e lazer.

Segundo Geronimo, temos dois tipos de tarefas:

  • Tarefas de ocupação: aquelas que muitas vezes precisam ser executadas, mas não fazem a vida progredir na direção que queremos. Há dois tipos de tarefas de ocupação:

    Obrigatórias: que necessitam ser feitas (como pagar conta)
    Dispensáveis: que só tomam tempo e que não te leva a lugar algum (assistir tv, whatsapp, facebook..)

  • Tarefas de produção: aquelas que levam você na direção da construção dos seus sonhos. Há dois tipos de tarefas de produção:

    Produção com margem: no sentido de realizar as tarefas com tempo, os quais nos dá a sensação de “OBA! Terminei!”
    Produção sem margem: no sentido de realizar as tarefas sem tempo, os quais nos dá a sensação de “UFA! Terminei!”

Tendo clareza sobre isso, muitas vezes nos vemos em situações onde:

  • As tarefas obrigatórias são protagonistas
  • As tarefas de produção ficam em segundo plano
  • Assim, aumentam as ocupações dispensáveis

O resultado neste caso é: Tarefas de produção com margem ficam sem margem.

Geronimo diz que temos 5 níveis de Produtividade: A, B, C, D e E, sendo que A e B são os mais produtivos e E, o menos. Todo o resultado é medido através de esforço x resultado.

No nível E de produtividade, por exemplo, temos o seguinte ‘mapa’:

Capturar

No nível A e B de produtividade, temos o seguinte ‘mapa’:Capturar1

Modelo DRD

Geronimo conceitua DRD como:  Descarregar todas as tarefas pendentes, Reunir cada uma dessas tarefas em blocos e Distribuir esses blocos de tarefas na programação da agenda (dia da semana e horários).

Ele construiu um modelo fantástico de agenda, no qual conseguimos priorizar todas as tarefas em blocos de tempo e dia, conforme segue o modelo a seguir:

AGENDA DRD
Exemplo
SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA SÁBADO
MANHÃ
Responder emails Responder emails
Gravações
Alinhamento geral com Secretária Responder emails X
Reunião com Equipe Reunião com RH Responder emails Elaboração de relatório p/ Comex
TARDE
Reunião estratégica com MKT Prospecções Gravações Prospecções Reunião Interna X
Reunião estratégica COMEX Prospecções Prospecções Reunião Interna
NOITE
Academia Pilates Particular – Família Curso – Especialização Jantar com COMEX X
Ler livro Ler livro Ler livro

Como podemos observar, essa agenda é um modelo 5×3, ou seja, 5 dias da semana por 3 períodos (manhã, tarde e noite).

Depois de planejar a agenda DRD, o próximo passo é agir de acordo com a própria agenda, ou seja, responder emails no período determinado e entre outros. Legal esse modelo, né?
Que tal montar a agenda DRD do seu chefe??

Gerônimo também cita algumas “verdades” que acho super importante ressaltar algumas delas aqui:

  1. Produzir não é se ocupar.
  2. Fique atento no momento presente. Inspire conhecimento e Expire prática;
  3. As tarefas nunca vão terminar… isso é fato!
  4. Se você não tem agenda, acaba virando a agenda dos outros.
  5. Uma vez que esteja focada na realização de determinada tarefa, determine momentos na sua agenda p/ responder mensagens, e-mails…
  6. Mais importante de velocidade é a direção;
  7. O maior ladrão de energia é pensar em algo no momento em que você não pode fazê-lo.
  8. Aquelas ideias de “tenho que fazer isso…. tenho que fazer aquilo…” Para ser mais produtivo, faça uma lista de “tem ques” e só reveja quando você puder executar mesmo.
  9. Não trate exceção como regra.
  10. Estabeleça a sua porcentagem de exceção: 80% para atividades planejadas e 20% para imprevistos.
  11. Felicidade não é a linha de chegada. Ela é o próprio caminho.
  12. E por fim, se fosse fácil, todo mundo faria.

P.S: recomendo a leitura do livro de Geronimo Theml – “Produtividade para quem quer tempo” – pois o livro é muito rico de detalhes que farão de você uma pessoa melhor e super proativa =)

Espero que você consiga aplicar essa metodologia e assim, conseguir ter mais produtividade em sua rotina!

Comente aqui se você o que achou e nos conte um pouco sobre a sua produtividade no trabalho 😉

Fonte: Livro “Produtividade para quem quer tempo” de Geronimo Theml

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