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O que é e como aplicar o método GTD, Getting Things Done

Pesquisando sobre métodos que realmente funcionem para gerenciar de maneira eficaz todas as informações que chegam até mim e, consequentemente, gerenciar melhor o meu tempo, conheci o super método GTD.

Para conseguir dar conta da casa, do trabalho, dos filhos e ainda ter tempo para praticar hobbies e se divertir, basta que a mulher se organize, reveja suas prioridades e passe a fazer aquilo que realmente importa.

A utilização de um método de organização pode ajudar você a ter mais foco.

Frases do tipo “não tenho tempo para nada”, “não posso ir ao cinema porque tenho que arrumar a casa”, “minha vida é um caos” são comuns entre as mulheres. O dia tem 24 horas, o que muitas vezes não é suficiente para dar conta de todos os afazeres que a mulher acumula.

GTD significa “Getting Things Done”, uma metodologia de gerenciamento de ações e de tempo criado por David Allen.

O método se baseia no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-la em algum lugar, deixando a mente livre do trabalho de lembrar de tudo o que necessita ser feito para concentrar-se na execução dessas tarefas;

Sua proposta é aliviar a “memória RAM” do cérebro para aumentar a capacidade do foco, atenção e concentração do usuário.

A tarefa principal deste método é o registro de todas as informações, por meio do manuscrito, gravação de voz ou mesmo eletrônico e o cumprimento dos 5 estágios da produtividade, que são:

  • Coleta
  • Processamento
  • Organização
  • Execução
  • Revisão periódica

 

Este método prega a criação de listas de tarefas (Check-list). Uma dica que ele dá é executar na hora toda tarefa que demore menos de 2 minutos.

A psicologia do método GTD baseia-se em tornar fácil e divertido o arquivamento, a busca e recuperação de todas as informações relacionadas às tarefas pendentes de execução.

Fazer um planejamento inicial é fundamental para evitar bloqueios mentais na realização das atividades.

Método GTD
Método GTD

Inicialmente deve-se ter em mente o que se quer obter ao finalizar tal projeto e quais ações específicas são necessárias para atingir esse objetivo. É mais fácil pensar em tudo antes para que mais tarde seja possível executar as tarefas sem transtornos.

Fazer a “curadoria” da informação, fazer um planejamento que te ajude a realizar as tarefas de forma prática e eficaz e saber gerenciar o tempo de modo que você consiga conquistar cada vez mais produtividade são as exigências básicas e as responsabilidades mais importantes do profissional de secretariado executivo. E posso garantir que este método irá ajudá-lo (e muito) em todos esses processos.

Uma ótima dica de leitura para não só se aprofundar no assunto, como também aprimorar as suas práticas e honrar com suas responsabilidades, é ler o livro “A arte de fazer acontecer” de David Allen.

10 aplicativos que vão potencializar o uso do método GTD no seu dia a dia

Aplicativos para a fase de coleta

Tudo o que está em sua cabeça, que deve ser feito, lembrado e realizado, deve ser registrado em uma caixa de entrada (muitas pessoas utilizam um caderno básico).

Nessa caixa de entrada, a coleta de todas as informações que estão pendentes deve ser registrada e, nessa etapa, tudo deve ser considerado, desde as atividades profissionais, pessoais e domésticas.

O ideal é que a separação das informações dessa fase seja feita em datas.  Abaixo compartilho algumas opções de aplicativos para essa fase:

1. WorkFlowy

WorkflowyUma excelente ferramenta de coleta de ideias e criação de listas é Workflowy, que tem como slogan “organize seu cérebro”. Através do WorkFlowy você poderá transferir tudo que está na sua cabeça para essa lista online, de forma que você consiga registrar e organizar tudo, sem deixar passar nada.

É possível criar listas por categorias e separações que fazem com que tudo seja organizado em áreas de responsabilidade, que auxiliam na hora de definir as prioridades e executar tarefas.

Essa ferramenta está disponível através da web, mas também oferece o aplicativos para iOS e uma versão mobile para os usuários de outros sistemas.

2. Google Keep

Uma excelente novidade que o google lançou esse ano é o Google Keep. Rival do Evernote, o serviço permite que você crie notas e listas de tarefas com áudio, imagem e até mesmo os “post-its” virtuais.

Disponível para o Chrome e Android (4.0 ou superior), o aplicativo é totalmente customizável, pois possibilita que as notas, figuras e fotos sejam personalizadas com até oito cores diferentes e ainda oferece a opção de transcrever a fala em texto, incorporando o áudio original à nota.

Para começar, é necessário que você tenha uma conta Google, além de acesso ao Drive.

3. Pocket

Este é um aplicativo desenvolvido para que você não deixe nada de interessante passar em branco, deixando armazenado tudo que você viu de interessante na web ou até mesmo aquilo que deseja ler posteriormente.

É um aplicativo multiplataforma que funciona em seu smartphone, tablet ou até mesmo em seu Pc ou Mac. Todo seu conteúdo salvo é sincronizado automaticamente entre todos dispositivos, e ainda é possível utilizar e ler seus arquivos mesmo sem uma conexão de internet ativa (offline).

O Pocket também oferece extensões para os navegadores Chrome e Firefox para salvar o conteúdo com apenas um clique.

Aplicativos para a fase de processamento

Essa é a fase em que as ferramentas de “o que fazer” deve ser acionada. É o momento de examinar todos os inputs recolhidos na fase anterior e decidir quais os significados, objetivos e que compromissos queremos estabelecer para cada um deles.

Existem várias ferramentas gratuitas e online, que podem ser integradas entre o computador, celular e outros dispositivos móveis, para que sejam visualizadas com mais facilidade.

4. MindMeister

A técnica de mapas mentais é um dos recursos mais eficientes para conseguir organizar as ideias de uma forma mais clara. Isso porque ela contribui diretamente com a cognição e a memorização.

O aplicativo auxilia também no desenvolvimento do trabalho, pois permite que vários colaboradores em diferentes lugares possam desenvolver o mesmo mapa, auxiliando nos trabalhos que deve ser realizados de forma colaborativa. Entre as funções do aplicativo Mindmeister está a possibilidade de adicionar links, comentários, tarefas, ícones, relacionar os itens do mapa, inserir itens multimídia e anotações.

O app pode ser alterado também via SMS e por email, e todas essas modificações feitas são salvas automaticamente. O app está disponível para iPhone, Ipad e Android, além da versão web.

5. SimpleMind

Está é uma excelente ferramenta disponível para Android, iOS, Windows e Mac, que oferece ao usuário todos os recursos necessários para a criação de mapas mentais. Com ele, você será capaz de estruturar uma ideia fazendo com que tudo que a envolva esteja interligado de alguma forma.

Independente da plataforma usada, o SimpleMind oferece comandos acompanhados de ícones representativos de sua função, o que simplifica o uso mesmo com a aplicação disponível apenas no idioma Inglês.

6.Evernote

O Evernote é um dos aplicativos mais conhecidos e utilizados no mundo todo e não poderia faltar aqui nesta lista.

O app permite o armazenamento de diferentes conteúdos, como fotos, desenhos, áudios e vídeos. Através dele podemos organizar as ideais em cadernos utilizando o mesmo conceito de mapa mental.

Os cadernos podem ser os troncos principais e os sub-troncos ramificamos em notas. Com isso visualmente você pode perceber o quão relevante é uma informação.

O aplicativo está disponível para baixar de forma gratuita para Android e iPhone, porém ele também oferece uma versão premium com alguns recursos adicionais.

Aplicativos para a fase de ação

É a hora da verdade. Para que os objetivos de toda a organização sejam alcançados, é necessário que tudo que foi coletado e processado seja executado.

Para que isso aconteça, David Allen, criador do método GTD, defende que realizar as tarefas em ordem é uma das maneiras mais eficientes para que tudo seja feito de acordo com o tempo disponível.

Por isso, é extremamente importante elencar a importância de cada uma das atividades e de sua realização em tempo hábil.

7. Remember The Milk

É um aplicativo que prioriza a criação de listas de tarefas através de uma interface muito intuitiva e divertida.

Você organiza quantas listas precisar e da forma que você quiser, de uma maneira muito rápida e fácil. Ele está disponível para todas as plataformas de smartphones e oferece integração também com serviços de e-mail, evernote, sms e mensagens instantâneas para que você não esqueça nada mesmo.

8. Todoist

Uma das melhores opções de aplicativos para aumentar a produtividade.

Trata-se de uma plataforma para gerenciar atividades, muito fácil de organizar e que pode ser utilizada em todos os dispositivos.

Sua interface é intuitiva e simples, e o aprendizado de todas as funções é rápido.

Conta com duas versões para baixar, uma paga e outra gratuita, porém as duas possuem funcionalidades muito úteis e podem ser baixadas no seu Android, iPhone ou Ipad.

9. Wunderlist

Este aplicativo funciona muito bem para priorizar a ordem das atividades. Além do mais ele conta com um formato de lista e ainda oferece a possibilidade de compartilhar as tarefas com outras pessoas, tudo online.

A sua estrutura permite que cada usuário do aplicativo possa organizar a sua vida de forma simplificada tirando partido das suas funcionalidades.

O Wunderlist é um app que funciona para iOS, Android, Windows, Kindle e também via Web.

10. Asana

Considerado como um dos melhores gerenciadores de projetos em equipe do mercado, Asana oferece inúmeros recursos para gestão de tarefas compartilhadas, funcionando quase como um quadro de afazeres no qual estão dispostos os projetos, as atividades a serem realizadas e os participantes que estão incluídos na questão.

Disponível para Android e iOS o aplicativo oferece uma interface organizada em três partes: hoje, o que está por vir e os sem data definida.

Em todas, são apresentadas uma lista de tarefas a serem cumpridas, com detalhes, texto e dados para serem utilizados em sua realização.

Revisão

Essa é uma fase que não depende especificamente de qualquer aplicativo. Seja qual for os apps que esteja utilizando, é o momento em que usuário do método GTD vai observar se suas ações estão sendo feitas com sucesso, ou seja, que estão sendo executadas de acordo com os prazos determinados.

Na verdade essa parte de análise e revisão pode ser feita diariamente, semanalmente ou ocasionalmente, dependendo da quantidade de atividades registradas, coletadas, processadas e é claro, executadas.

 

Os benefícios do método GTD para as mulheres

Os benefícios que a metodologia pode trazer para as mulheres são inúmeros. “As mulheres, em geral, pela sua própria natureza, tendem a assumir muitas atividades de várias áreas de responsabilidade da vida e, como consequência, o desgaste, o nível de ansiedade e o estresse são altos”, explica Renata.

Ao começar a aplicar o método GTD, a mulher perceberá que o nível de ansiedade e estresse diminui muito. “Com o método GTD, a mulher também manterá todas as demandas sob controle, além de agilizar a execução destas tarefas”, reforça a instrutora. Além disso, a mulher conseguirá fazer mais coisas em menos tempo e sem estresse e ansiedade.

Apesar de parecer bastante complexo, o método GTD é um método que funciona e que pode ser usado por qualquer pessoa, principalmente por mulheres que necessitam de um pouco mais de organização na vida. Para implementá-lo por completo, é necessário tirar um tempo para primeiro coletar tudo o que ainda está na sua cabeça e depois processar e organizar um sistema que funcione para você.

Depois de todas essas informações, é hora de começar a fazer acontecer e colocar o método GTD em ação. Em pouco tempo, você perceberá que sua vida estará mais organizada, planejada e produtiva, conseguindo tempo para fazer o que te faz feliz e o que é realmente importante para aquele determinado momento da sua vida.

 

E você? Já conhecia este método? Qual a sua opinião sobre este artigo?
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