Gestão de viagens corporativas: O guia completo e definitivo

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Gestão de viagens corporativas: O guia completo e definitivo

Hoje vim compartilhar um artigo muito interessante sobre um tema super relevante e desafiador para as secretárias executivas: Gestão de viagens corporativas!

A Secretária Executiva possui muitas atribuições para dar suporte estratégico na rotina do seu diretor ou presidente.

As possibilidades na área são grandes, afinal, todos os diretores necessitam de uma secretária para auxiliá-los.

E falando sobre funções estratégicas, o gerenciamento de viagens corporativas é uma das tarefas mais desafiadoras e gratificante na carreira deste profissional, pois é através do seu excelente desempenho que os executivos conseguem se planejar da melhor forma para participar de reuniões importantíssimas de negócios/prospecções e assim, gerar mais oportunidades e retorno financeiro para a empresa.

Quanto mais conhecimento e boa formação, mais oportunidades de trabalho. Além disso, a gestão de viagens corporativas é uma atividade importante que a secretária vem ocupando.

A gestão de viagens corporativas pela secretária executiva

O profissional de secretariado, além de planejar todo o roteiro da viagem, ele também não só pode, como deve introduzir procedimentos internos com o objetivo de facilitar o seu próprio trabalho e fazer com que todo esse processo se movimente de forma cada vez mais inteligente para a organização e seus executivos.

  • Desenvolvendo políticas de viagens adequadas para sua empresa,
  • Gerenciando recursos;
  • Negociando com fornecedores;
  • Educando usuários internos das empresas com intuito de colaborar com o uso de um bom programa de gestão, onde se pode analisar a real necessidade da viagem e se o mesmo vai de encontro com os objetivos da empresa;
  • Minimizando as despesas, controlando e acompanhando custos / orçamentos;
  • Prestando contas de todos os valores gastos durante a viagem através de relatórios gerenciais;
  • Facilitando e auxiliando na elaboração de regras através de políticas de viagens corporativas (documento que dita regras básicas da administração e do bom relacionamento entre todos os envolvidos: empresa, funcionários, agência e provedores);

Esses pontos são básicos e essenciais para as secretárias entenderem melhor sobre o processo de gestão de viagens corporativas.

Tente imaginar a seguinte situação, você secretária como “dona do projeto de viagens”:

Rotina Diária – Exemplo 1

Controle de viagens feito por e-mail

  1. A secretária solicita por e-mail uma cotação de passagem aérea;
  2. A agência a responde com as opções de voos e valores;
  3. Em seguida a secretária envia o e-mail com o voo escolhido para o chefe;
  4. Algum tempo depois, o diretor reenvia o e-mail com o voo escolhido;
  5. A secretária envia um número da requisição autorizando a agência emitir aquela passagem no mesmo valor do voo cotado.

Note que o processo feito por e-mail pode levar horas e para quem já trabalhou com viagens corporativas sabe que as tarifas aéreas são flutuantes, ou seja, estão sujeitas a alterações de valores em questão de minutos às vezes.

Rotina Diária – Exemplo 2

Controle e automação de viagens feitos através de sistema selfticketing

  1. Pesquisa, seleciona e reserva voos, hotéis e locação de veículos;
  2. Envia para autorização do aprovador;
  3. Emissão parte aérea ou terrestre direto na ferramenta.

Perceba que o processo é bem curto e as chances de perdas financeiras por conta da flutuação de tarifas são bem menores pois todos os serviços estão numa única plataforma. Essa oferta de tecnologia selfticketing aliada a uma boa gestão de viagens traz resultados nítidos de economia e automação do processo de viagens corporativas.

No mês de agosto, A Emporium Travel entrevistou a Dircélia Merlin dos Santos, secretária executiva da Itapemirim.

A experiência dessa profissional com relação viagens corporativas vem desde a década de 1980 quando ela atuou como secretária no setor de normas e procedimentos e auditoria da Philco e da Ford. “Vivenciei a implementação destas normas na empresa”, revela Dircélia.

Ela comenta que ao ter conhecimento da ferramenta selfticketing reconheceu o quanto é importante ter a facilidade de pesquisar preços, horários e melhores rotas de maneira online e na hora, para agilizar os processos de compra de bilhetes e preparação de viagens, quer sejam a negócios ou lazer.

“A gestão centralizada de despesas fornece à empresa uma visualização de custos, e traz alternativas para reduções de gastos. Reduzir despesas nunca esteve fora de moda, a diferença entre épocas é que hoje há maior conscientização dos colaboradores e a utilização tecnológica ágil e precisa como parceira indispensável para resultados positivos e econômicos”, reflete Dircélia.

Solução

É claro que não existe solução fechada que funcione para todas as empresas, porém algumas necessidades são imensamente comuns.

Podemos partir delas para virar o jogo e colocar um novo rumo para as coisas. Algumas dicas finais que podemos oferecer é:

  • A secretária executiva deve implementar procedimentos com a finalidade de facilitar o seu trabalho, gerando menos stress para ela e mais confiança ao passageiro;
  • Busque mais agilidade e confiabilidade no processo;
  • Preocupe-se com a redução e o controle dos custos de cada viagem;
  • Entenda que uma boa gestão evita desperdício de tempo e recursos da empresa;
  • Contribua para que o executivo mantenha seu foco voltado exclusivamente para os negócios.

8 dicas essenciais sobre gestão de viagens corporativas

Vou listar aqui o que mais você pode fazer para usufruir das vantagens das viagens corporativas com o devido controle, máxima qualidade e ainda otimizando custos.

Crie uma política de viagens para a empresa

Como são os padrões que garantem a ordem e ajudam a evitar desperdícios no ambiente corporativo, trate de desenvolver o quanto antes uma política de viagens a ser seguida como regra em todas as ocasiões.

Juntamente com sua equipe de finanças e quaisquer outras lideranças interessadas, detalhe as responsabilidades do viajante, o critério utilizado para a efetiva contratação dos serviços, quais serão os limites de gastos, se já se pensou em possíveis parceiros, quais são os pontos de contato e assim por diante.

Quanto mais informações esse documento englobar, maior será a garantia de segurança e previsibilidade dos deslocamentos futuros.

Oriente adequadamente os profissionais

Agora que você já entendeu que uma política de viagens é vital, pare para pensar: de que adianta elaborar o melhor e mais completo documento se seu conteúdo não é adequadamente repassado aos funcionários?

Preocupe-se então em desenvolver um material de orientação, explicando ao menos as principais regras contidas na política, mantendo tanto esse guia como o documento na íntegra plenamente acessíveis. Nessa explicação, leve em conta o perfil dos colaboradores e faça as adaptações de linguagem necessárias para que todos o compreendam sem ambiguidades.

Uma dica bacana é explicar tudo como se estivesse explicando para uma criança 😉

Busque ajuda de profissionais especializados

Para a grande maioria dos serviços relacionados às viagens a trabalho, costuma ser altamente vantajoso contratar empresas/profissionais já experts no ramo, que têm como foco enviar profissionais aos mais variados destinos com o máximo de conforto e qualidade, sem perder de vista os objetivos do contratante.

Afinal, pelo volume de transações feitas e pelo nome construído no mercado, uma boa empresa de gestão de viagens já terá estabelecido parcerias com hotéis, companhias aéreas, cooperativas de táxi ou responsáveis por transfers, além de restaurantes e outros tipos de serviços normalmente utilizados em deslocamentos ao redor do mundo.

Isso sem contar que a capacitação dos profissionais é capaz de fornecer todo o suporte necessário para evitar imprevistos incômodos ou problemas ainda maiores, responsabilizando-se pelo controle da política de viagens, garantindo o uso correto dos recursos, gerando relatórios, atuando como ponto de contato para os profissionais que estão fora e o que mais for estratégico para as demandas do negócio.

Automatize tudo o que for possível

Atualmente, cálculos e projeções não devem ser feitos manualmente, a fim de evitar ao máximo a ocorrência de falhas.

O ideal é automatizar as contas associadas às viagens corporativas da empresa, seja utilizando um software especializado ou mesmo uma planilha potente de dados.

Considere múltiplos cenários e desenvolva um fluxo envolvendo os custos previstos para cada aspecto dos deslocamentos. E esse processo ainda pode ir além, incluindo reservas automáticas em hotéis e serviços de transporte, por exemplo. Assim é possível economizar principalmente tempo, além de eliminar possibilidades de erros.

Mantenha um controle econômico rígido

Os gastos costumam ser o ponto mais crítico em relação às viagens corporativas, sendo responsáveis tanto por seu sucesso como, muitas vezes, por seu fracasso.

Contando ou não com uma empresa especializada, é de vital importância que um colaborador se encarregue de controlar todas as transações realizadas nas viagens, sejam relativas a transporte, alimentação ou quaisquer outros serviços ou produtos diretamente ligados aos deslocamentos.

Lembrando que esse controle precisa estar intimamente associado à política de viagens, evitando que gastos não previstos sejam permitidos e garantindo que existam planos para eventuais excedentes.

Fique de olho nos concorrentes

Para acertar em cheio em qualquer estratégia, realizar um benchmarking é fundamental. Ao ficar de olho em como os concorrentes ou as empresas semelhantes andam lidando com a questão de viagens, você consegue tirar grandes lições sobre sua própria administração.

Pode ser que negócios próximos a você tenham desenvolvido uma política eficiente que tem tudo para dar certo no seu cenário ou que precisa apenas de algumas modificações para ficar ainda melhor, por exemplo. Aprender com quem já está um passo à frente ou com os tropeços alheios é sempre uma boa ideia.

Confie no poder de uma ferramenta de gestão

Devido ao constante avanço da tecnologia, hoje em dia é possível contar com ferramentas especializadas em diversas áreas. E é claro que a gestão de viagens corporativas não poderia ficar de fora.

Esses softwares podem realizar toda a parte de automação necessária no controle produtivo de gastos, assim como na manutenção de contatos, na organização de fluxos e muito mais. E sabia que já existem alternativas de aplicativos móveis para que os profissionais insiram informações durante a viagem?

Aqui neste post eu falo com detalhes sobre um aplicativo incrível!

Gere relatórios detalhados

Seja por meio de uma ferramenta de gestão ou utilizando dados brutos de planilhas, o importante é que os números relativos à gestão de viagens corporativas sejam cuidadosamente organizados.

E para o registro desses eventos, relatórios detalhados sobre a logística e os gastos são absolutamente essenciais. Esse relatório deve se juntar aos demais levantamentos estratégicos da empresa e atuar como uma das ferramentas para ditar os rumos de sua logística.

Com o desenvolvimento de uma política competente para a gestão de viagens corporativas e as dicas destacadas aqui, empresas de quaisquer tamanhos podem se livrar de gastos excessivos e contar com mais produtividade quando seus profissionais precisam viajar.

Conclusão

E para concluirmos, é fundamental que este profissional busque o aprimoramento constante de suas práticas.

Uma dica essencial para o caso de gerenciamento de viagens é contar com a parceria de uma agência de viagens referência no mercado para que ambos somem forças e expertises e assim ser possível multiplicar melhorias constantes em todo o processo de gerenciamento de viagens corporativas.

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