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Follow up: O que é e como fazer de maneira eficaz

Follow up é uma técnica de acompanhamento de tarefas pendentes. Uma expressão em inglês que significa acompanhar ou fazer o acompanhamento.

Quando alguém realiza um follow up, significa que está fazendo uma avaliação de algo já foi feito, para obter uma resposta.

Como um dos papéis mais importantes de uma secretária é fazer a “curadoria da informação”, isto é, acompanhar todos os assuntos que estão em andamento, filtrar cada informação e leva-las ao executivo, o follow up é uma atividade indispensável.

Quando estabelecemos metas ou mesmo gerenciamos uma rotina constante, é necessário fazermos avaliações do andamento do processo.

Como executar bem o follow up

O follow up bem executado é aquele que leva em conta os seguintes fatores:

O intervalo de tempo entre os períodos de checagem

Deve ser curto o suficiente para permitir intervenções antes que seja tarde demais, e longo o suficiente para que o indivíduo acompanhado sinta que você confia no trabalho dele.

Note que foi usada a palavra indivíduo. Isso quer dizer: pessoas diferentes precisam ter um follow up diferente, alguns com muito mais freqüência que outros.

Os itens a serem checados

Devem estar relacionados com as metas, tanto específicas quanto periféricas, com ênfase maior nas específicas, porque elas é que, usualmente, agregam maior valor.

A abordagem

Pessoas são diferentes entre si, percebem os estímulos ambientais de modo diferente.

O que é uma simples cobrança de rotina para um indivíduo pode soar como enorme desconfiança para outro.

Para manter a motivação e o entusiasmo das pessoas, é preciso levar esse aspecto em consideração (pessoas diferentes, abordagens diferentes…).

O suporte

As pessoas esperam por direção, por ajuda.

A real contribuição da secretária é no sentido de orientar e ajudar a criar novas idéias para superar problemas na execução do trabalho são aspectos fundamentais no follow up.

Quando fazer?

Sempre! O follow up deve ser feito, por exemplo, quando você for fazer uma lista de assuntos pendentes.

Para ficar mais fácil, separe por prazos a serem cumpridos, como: assuntos a resolver amanhã, semana que vem, daqui a quinze dias.

Conclusão

A secretária além de acompanhar todas as suas tarefas, ainda precisa acompanhar as tarefas de seu executivo, sua equipe, equipes de outras áreas, então, com o follow up fica mais fácil organizar e lembrar todos os assuntos.

Ao contrário do que pode parecer, um follow up bem feito transmite segurança à equipe.

Boas secretárias sabem disso. Delegam, dão suporte, são criativas, praticam a excelência e prazo.

 

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