Organização

Como o Selfbooking pode facilitar o dia a dia de uma Secretária Executiva

Você já ouviu falar em selfbooking? Eles são sistemas de turismo que administram e controlam as viagens das empresas, proporcionando autonomia aos funcionários.

Com os selfbookings, não apenas uma pessoa tem o controle das viagens da organização, mas cada colaborador pode pesquisar e efetuar suas reservas.

Com eles, a organização tem mais acesso a vários detalhes das viagens de seus funcionários: quem está viajando no momento, quais as viagens programadas, qual o destino mais comum de cada departamento da empresa.

Mas, apesar da eficiência, vale ressaltar que o selfbooking não é capaz de gerenciar de forma completa a política de viagem de uma organização, independentemente do seu tamanho.

Para alcançar um sucesso com a essa administração, é fundamental ter uma agência de viagens corporativas em sintonia com os processos.

Abaixo, Danilo Pacheco, Diretor da Polaris Viagens, agência especializada em viagens corporativas, lista as cinco principais vantagens de unir o selfbooking com um atendimento humanizado e personalizado de um consultor de viagens:

  • Descentralização das solicitações de viagens: cada colaborador tem seu login e senha de acesso ao sistema, o que permite que ele cada um seja responsável por sua viagem;

  • Parametrização de políticas de viagens: dentre as possibilidades, as mais importantes são a “Política de Antecedência” (em que a empresa consegue controlar quanto tempo antes da viagem o solicitante gerou o pedido de reserva), e a “Política da Menor Tarifa” (pela qual é possível delimitar as opções de escolha dos viajantes). Ambas têm o objetivo de redução de custos e são totalmente flexíveis para atender às necessidades específicas de cada empresa;

  • Fluxo de aprovação: cada processo de solicitação de viagem é submetida a aprovação de um ou mais gestores. É possível, via e-mail ou smartphone, visualizar o budget disponível daquele centro de custo, assim como qualquer violação de políticas da empresa. Essa ferramenta impacta diretamente na redução dos custos de viagens, pois educa os funcionários a não cometerem quaisquer abusos;

  • Conciliação de despesas de viagens: além de passagem aérea, locação de veículo, hospedagem e seguro viagem, é possível ainda conciliar despesas com alimentação, transporte terrestre, lavanderia, farmácia, entre outras. Isso traz para a empresa um total controle de todos os gastos que envolvem uma viagem e permite um gerenciamento muito mais eficaz;

  • Relatórios inteligentes: cruzando informações de todos esses dados, é possível gerar diversos relatórios de Business Intelligence (BI), que trarão importantes indicadores de desempenho. Destacamos: relatório de economia obtida, relatório de economia não obtida, ranking das principais rotas X melhores dias para voar, ranking de viajantes X violação de políticas, market share por cia aérea nacional e internacional, ticket médio da empresa X ticket médio do mercado, entre outros.

Danilo ainda ressalta a importância da ajuda de uma agência especializada, principalmente, para as organizações iniciantes no sistema de selfbooking.

Aqueles que viajam com mais frequência podem até depender menos da ajuda de um profissional, mas é fundamental esse apoio para que o sistema seja uma solução importante de otimização e redução de custos para a empresa. A ajuda do consultor é muito útil, principalmente em casos como cotação internacional, remarcação de bilhete, um pedido de reembolso, controle de bilhetes não voados (créditos), análise de indicadores, entre outros.

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