Funções Secretariais

As funções básicas da secretária executiva

As funções de uma secretária executiva não se resumem apenas em um apoio e auxílio ao executivo, mas também tem como objetivo a complementação e o desenvolvimento do trabalho do mesmo.

A secretária executiva evoluiu de papel e hoje ela vai além de seus requisitos básicos, isto é, hoje ela é considerada o braço direito de grandes líderes do mercado, bem como garante a sua participação direta ou indiretamente nos processos decisórios que se faz dentro do ambiente corporativo.

É uma das profissões que mais tem crescido ultimamente, de acordo a Federação Nacional das Secretárias e Secretários, (Fenassec).

Embora essa função – em sua grande maioria – venha sendo executada nas empresas pelo sexo feminino, tem-se observado – nos últimos tempos – um enorme contingente de homens executando-a com eficiência (tais como os assessores, os chefes de gabinetes etc.)

Dizem que por trás de um grande homem, sempre existe uma grande mulher. Essa frase se aplica perfeitamente na relação profissional entre secretária executiva e executivo, pois além da secretária executiva facilitar (e muito) a vida do executivo, ela também tem a capacidade de liderar diversos assuntos em sua ausência, contribuindo diretamente com os objetivos, metas e consequentemente, com os resultados propostos pela organização como um todo.

Entre as funções de uma secretária executiva estão:

  1.  o controle da agenda e dos compromissos do executivo;
  2.  planejamentos de viagens;
  3.  despacho e conferência de documentos;
  4. organização de arquivos;
  5. atendimento telefônico internacional;
  6.  recepção de clientes;
  7. auxílio departamental;
  8. planejamento e organização de festas e eventos;
  9. atendimento e apoio à clientes internos e externos;
  10.  acompanhamento e preparação de reuniões;
  11.  realização de atas;
  12. pagamentos de contas;
  13. domínio em informática (excel, powerpoint, internet, outlook, etc);
  14. domínio fluente de idiomas estrangeiros (no mínimo inglês);
  15.  obter uma boa comunicação;
  16.  ajudar no desenvolvimento da organização;
  17.  ter participação nas decisões da empresa;
  18.  ser o braço direito do executivo.

De acordo com todas as funções acima apresentadas, ela se torna peça-chave indispensável na Gestão Organizacional de alta qualidade dentro das empresas.

Falando em Gestão, aproveito para relembrá-los das habilidades necessárias voltadas à este tema, que encontram-se acima das habilidades técnicas, os quais chamamos de COMPETÊNCIA, que por sua vez, possui três componentes básicos, isto é, o CHA:

  • Conhecimento: é o “saber”
  • Habilidades: é o “saber fazer”
  • Atitudes: é o “querer”

É importante ressaltar também que ser uma secretária bem informada sobre os assuntos e fatos que possam ser de interesse para a empresa é essencial.

Para se tornar uma Grande Secretária Executiva, é necessário primeiramente se especializar o máximo que puder nas diversas áreas que englobam a prática de secretariado, pois só com o conhecimento será possível progredir e galgar para posições mais estratégicas e importantes no mercado de trabalho em rumo ao sucesso.

O uso das tecnologias, a globalização e a complexidade da gestão evoluíram a atuação da secretária. A profissão está regulamentada  há 25 anos; os profissionais adquiriram maturidade,inovaram em sua prática e hoje possuem know-how para os novos horizontes: secretariado, assessoria, consultoria, cogestão e empreendedorismo.

Chussy Karlla Antunes

O perfil atual da secretária executiva

O curso de secretariado executivo surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com o profissional de secretariado executivo e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para a Secretária Executiva atuar como empreendedoras, com visão holística da empresa.

A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária Executiva, pois é um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos. A motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.

Liderança

A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária Executiva precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia.

Comunicação

A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

Administração do tempo

A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional.

Poder de decisão

Outra atividade que está sendo enfatizada é o maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais.

Mercado de trabalho

O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relação à formação da Secretária Executiva, e a procura é por profissional com postura de gerente, gestora e assessora.

A Secretária Executiva do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades e a administração, é fundamental.

O papel do profissional de Secretariado Executivo

Hoje a secretária executiva é considerada:

Gestora de Informações

Atua multiplicadora e ao mesmo tempo como “filtro” de informações e garante que somente os problemas mais sérios sejam levados para o executivo já com alguma solução.

Esse profissional deve saber gerenciar as informações para saber como processá-las de passá-las adiante.

Conectora de pessoas

Intermedia todas as áreas e é super ativa nos processos comunicacionais eliminando ruídos. É extremamente ativa nos relacionamentos interpessoais, com objetivo de atender às demandas dos clientes internos e externos.

Parceira estratégica

Atua como parceira de confiança de grandes líderes executivos, participando direta ou indiretamente nos processos decisórios. Possui e conserva relacionamentos estratégicos e deve sempre olhar na mesma direção dos líderes, focando nos objetivos estratégicos da empresa a fim de intensificar a sinergia de trabalho entre secretária executiva e líder.

Facilitadora de processos

Atua não só como facilitadora da vida do executivo, como também facilita os processos internos, obtendo uma visão sistêmica de seus processos, missão, valores, objetivos e planejamento estratégico a fim de contribuir com os resultados e com a qualidade do serviço.

É fundamental que a secretária executiva saiba gerenciar os seus próprios processos rotineiros, a começar pelo checklist e pelo follow-up.

Deve-se sempre manter o foco na otimização do tempo, trazendo técnicas eficientes que economize o próprio tempo e o tempo do executivo.

Gestora de recursos

Ela é quem coordena todos os controles administrativos, como fluxo de caixa, controle de material, entre outros recursos. Fica sob sua responsabilidade e supervisão o gerenciamento da copa, da expedição, gráfica, recepção e almoxarifado.

Multiprofissional

Por exercer múltiplas funções ao mesmo tempo em múltiplos segmentos. É uma das poucas profissões que tem capacidade de atuar em quaisquer segmentos.

Vivemos no tempo das “multis”. O da multitarefa, multifuncionalidade, da multiexperiência e da multicapacidade em função das rápidas mudanças no mercado, o que se torna uma vantagem competitiva para o profissional.

O seu papel vem assumindo responsabilidades cada vez mais importantes por trabalhar em conjunto com a alta administração, que por sua vez atuam no setor estratégico de acordo com a pirâmide estrutural das organizações.

Mas é claro que infelizmente muitas empresas / pessoas não vêem a profissão como ela deveria ser vista e reconhecida.

Muitas empresas ainda cultivam a percepção antiga da secretária (redigir cartas, atender telefone, marcar reuniões e servir cafezinho, apenas) e acabam não dando espaço para as novas capacidades e novos potenciais deste profissional.

Sim, ele/ela é capaz de transformar empresas desorganizadas (“muquifos / fundo de quintal” como quiserem chamar) em grandes organizações com alto nível de gestão e excelência administrativa e operacional!

Queremos saber da sua opinião, então comente aqui a respeito =)

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