Ambiente de trabalho, Funções Secretariais

Passo a passo para uma reunião produtiva

As organizações, atualmente, estão sendo cada vez mais regidas por reuniões.

E quando somos convocados a participar de uma “Reunião”, muitos associam a um tempo perdido. Logo a pergunta é: o que vamos fazer lá?

Reunião, por sua vez, é o agrupamento de pessoas para um determinado fim, porém muitos a definem como tempo desperdiçado e de nenhuma decisão tomada, quando mal gerenciada.

Quando a organização adota a cultura de realizar com grande frequência reuniões e de longa duração, acaba as deixando sem o efeito verdadeiro que é o resultado eficaz.

O nosso tempo é o capital mais precioso, portanto, quanto mais horas são desperdiçadas, mais a empresa se prejudica financeiramente.

Em uma pesquisa realizada pela Simplesfica, 66% das pessoas dentro das organizações afirmam que as reuniões em seu ambiente de trabalho são improdutivas e mal conduzidas.

Nessa mesma pesquisa, foi constatado também que 67% dos executivos acham que as reuniões são um fracasso.

Observando este cenário, é função do profissional de secretariado ser o principal agente solucionador deste tipo de problema.

E como resolver este problema?

Aqui vão algumas dicas que aprendi com a Simplesfica durante a Semana do Secretariado 2016, com os ensinamentos da incrível mestra em produtividade, Flávia Redivo!

Conhecendo o Método Kairos

A partir da expertise de mercado da Simplesfica, foi criado o Método Kairos, um método que traz planejamento para ter reuniões muito mais produtivas, com considerável redução de custo para as empresas e mais tempo de qualidade para as pessoas.

Por que chama Kairos?

Segundo a Mitologia Grega, existem dois Deuses do Tempo:

  • Deus Chronus = O Deus do tempo cronológico, sequencial que é associado ao movimento linear das coisas.
  • Deus Kairos = O Deus do tempo vivido e aproveitado.

Portanto, o Método Kairos foi todo desenhado com base na concepção do Deus Kairos para transmitir a ideia otimização e aproveitamento do tempo por completo, focado em reuniões corporativas.

Passos para otimizar reuniões

Vamos às dicas de como tornar reuniões ineficientes em momentos proveitosos e de alto nível de produtividade e desempenho:

Fase Zero

Aqui você deverá tomar consciência de que gerenciar uma reunião não é apenas:

  • enviar invite nas agendas;
  • reservar sala e recursos necessários;
  • providenciar o café;

Isso simboliza apenas um ato operacional básico que não engloba o propósito da reunião, o que irão comunicar, quem deve participar, como vai ser reportado os assuntos abordados, quais serão os próximos passos, prazos, e deadlines.

Enfim, vamos aos próximos passos.

FASE 01: Antes da Convocação

A) Identificando o propósito

Antes da convocação de qualquer reunião, é fundamental identificarmos qual será o verdadeiro propósito da conversa (que é diferente do tema da reunião).

A análise do propósito correto muda totalmente o escopo da reunião, quem é convocado, materiais necessários e se a própria reunião será mesmo necessária.

É através do propósito correto que viabilizamos o resultado almejado.

B) Identificando a categoria 

Uma vez desenhado o propósito da reunião, conseguimos analisar a melhor categoria que apresenta mais sinergia com a respectiva reunião.

Existem várias categorias (tipo) de reunião:

  • Reunião de alinhamento
  • Reunião de planejamento
  • Reunião de brainstorming
  • Reunião de fechamento de negócios
  • […]

Analise a frequência de cada categoria e busque o melhor local para o seu acontecimento.

P.S: nem sempre é necessário a estrutura de uma sala corporativa convencional para que uma reunião tenha o resultado almejado. Pense diferente, fora da caixinha e busque lugares menos óbvios (coworkings, parques…) 😉

Fase 02: Participantes

É muito comum, dependendo da reunião, o departamento inteiro estar presente em uma reunião onde o propósito central dependerá de, no máximo, 3 pessoas-chave, somente.

Por este motivo, é muito importante ter atenção redobrada nesta fase para identificar as pessoas corretas nas respectivas reuniões.

  • Quem deve participar da reunião?
  • Por que esta pessoa deve estar presente?
  • Em que ela poderá contribuir?

As respostas certas só aparecem diante de perguntas certas. Faça esse tipo de pergunta para selecionar com sabedoria os participantes da reunião.

Uma vez selecionado, haverá um melhor alinhamento de expectativas e objeções, e por sua vez, haverá uma comunicação mais fluída.

Fase 03: Check-list

Chegou a hora do famoso “Check-list“, um documento fundamental para relacionarmos todos os recursos necessários para a reunião.

E como tudo na vida, há sempre imprevistos, principalmente quando se trata de reuniões. Aproveite esta fase para sempre organizar um “Plano B”.

Aqui vão alguns dos itens mais importantes, que são necessários em reuniões em geral:

  • Tecnologia: computador, bateria, cabo, projeção, tomadas, adaptadores […]
  • Documentos necessários: relatórios, pautas da reunião, apresentações, cartão de visita […]
  • Logística: deslocamentos em geral
  • Análise do ambiente: local, ilumincação, ar condicionado, flipchart, caneta, papel, lousa, canetão, pointer […]

P.S: neste artigo, eu descrevo com mais detalhes o que é e para que serve um check-list e um follow-up 😉

Fase 04: Comunicação da Reunião 

Após todo esse alinhamento e planejamento, busque ser bastante cauteloso com a comunicação da reunião.

Uma dica importante é fazer um documento/invite/email, relacionando com muita objetividade e clareza, os itens por completo:

  • Data da reunião:
  • Horário:
  • Tempo da reunião:
  • Local:
  • Contexto da reunião:
  • Tema da reunião:
  • Propósito do tema: (sempre começa por um verbo – estabelecer, determinar, designar, decidir…)
  • Recursos / Materiais necessários:
  • Resultado almejado:
  • Participantes:
  • Relevância de cada participante:

Em outras palavras, essa relação faz parte dos registros de uma Ata de Reunião.

Fase 05: Durante a Reunião

Pontualidade é essencial. Não se esqueça que todo esse planejamento que você fez até agora não foi feito em vão. O respeito ao tempo é o ingrediente principal para que a receita seja um sucesso!

Se a reunião tem início às 9h00, a estrutura deverá ser preparada com no mínimo 30 minutos de antecedência, para que a reunião comece com tudo já engatilhado (apresentação na tela, documentos impressos nas mesas…).

Faz parte da sua função estar relembrando constantemente o grupo sobre o propósito da reunião, caso haja perda de foco.

É importante que tudo seja registrado na Pauta de Reunião, o que chamamos também de Ata de Reunião, desde que seja de forma objetiva e clara.

P.S: o segredo das melhores pautas de reunião são aquelas que possuem poucos tópicos, as menos tradicionais possível e que possuem de 3 a 4 tópicos direcinados ao resultado com aquela reunião.

O planejamento nos ajuda a focar no propósito correto.

Ao final da reunião, cheque se chegou no resultado almejado.

  • Se não chegou, então qual será a ação a ser tomada para tal nas próximas vezes?
  • O que foi legal na reunião?
  • O que poderíamos fazer diferente nas próximas?
  • O que eu poderia ter feito diferente para que essa reunião tivesse sido mais produtiva, mais otimizada, mais bem planejada?

Um reunião produtiva não se faz do dia para noite, é um processo constante, que deverá ir sendo desenvolvida e aprimorada cada vez mais.

 

Fase 06: Pós Reunião 

Mais importante do que executar as pendências, é fazer o follow-up de tudo o que está pendente.

Delegar é  o contrário de “Delargar” (passar as funções e ninguém mais acompanha).

É fundamental que você acompanhe todas as delegações alinhadas na reunião, de modo que assegure a execução de todos os trabalhos e que acima de tudo, apresente qualidade.

  • O que foi passado para cada um?
  • O que cada um já conseguiu entregar?
  • Quais são as próximas ações?

Em outras palavras, a secretária executiva é o “Gerente de Sucesso” dos projetos internos da empresa, sendo os principais agentes de qualidade nas execuções e realizações.

O profissional de secretariado executivo é um dos poucos profissionais que possuem a visão do topo de uma organização e possibilita colaborar, fazendo com que o projeto evolua constantemente e saia de vez do papel!

E essa função faz parte de uma posição estratégica, e não mais “operacional”.

Sobre a Simplesfica

A Simplesfica é uma consultoria criativa que mergulhou no universo das metodologias de gestão do tempo, produtividade e eficiência para mostrar o melhor caminho para solucionar o caos que hoje as reuniões corporativas instituíram dentro das empresas.
A Simplesfica atua nos seguintes formatos:
  • Co-criaçãoAplicação prática do Método Kairos, com acompanhamento e posterior mensuração dos resultados.
  • Workshop de ImersãoOs participantes fazem uma grande imersão ao Método Kairos, além de dicas valiosas sobre como utilizar o tempo com mais eficiência.
  • Palestra: Todos podem Simplesficar! Com pílulas e dicas que englobam o Método Kairos, os participantes conseguem tornar suas reuniões bem mais satisfatórias.

Leve esses conhecimentos para dentro de sua empresa e tenha reconhecimento por isso!

Conte-nos sobre as suas experiências neste assunto =)

 

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