Funções Secretariais

Organizando o Checklist e Follow-up

Você já parou para pensar que Checklist e Follow-up são as duas principais técnicas na vida de uma secretária executiva?

Vale a pena saber o que é um Checklist/Fup!

Se você já sabe, então veja como aprimorar ainda mais esta técnica que ajuda e facilita muito a sua rotina:

Check-list

  • É um espécie de lista de verificação detalhada em que se encontram relacionadas todas as tarefas para execução de uma determinada atividade;
  • Deve ser verificado frequentemente para garantir que cada tarefa esteja sendo devidamente providenciada;
  • Um exemplo é o planejamento de uma reunião através do check-list. Veja o exemplo a seguir:

Reunião Extraordinária de Sócios – Anual

ChecklistPendenteVerificandoConcluído
Definição de data e horário
Envio de invite a todos os participantes e secretárias (via outlook)
Lista de presença
Definição da pauta
Elaboração do cronograma
Preparação da ata
Reserva de sala
Programação de videoconferencia com as filiais
Projeção da apresentação
Canetão
Microfone
Flipchart
Bloco de notas
Lápis e caneta
Impressão da apresentação para cada participante
Preparação da sala de reunião
Orçamento e contratação de buffet
Definição do cardápio
Solicitação de almoço
Solicitação de coffee break

 

Follow-up (Fup)

  • É uma técnica de acompanhamento de tarefas pendentes. Está ligada também ao Checklist;
  • Método eficaz para programação de tarefas a serem executadas daqui 1, 15, 30 dias dependendo do assunto;
  • Um dos papéis mais importantes de uma secretária é fazer a “curadoria da informação”, isto é, acompanhar todos os assuntos que estão em andamento, filtrar cada informação e leva-las ao executivo.

Exemplos de Fups

  • Cartas, e-mails, lembretes que aguardam respostas;
  • Faturas, contas a pagar/receber;
  • Ligações que aguardam retorno;
  • Requisições que estão pendentes de aprovação / prestação de contas;
  • Documentos a serem assinados;
  • Planejamento de viagens com a agência (emissão de bilhete, reserve de hotel, carro…)
  • Planejamento de eventos (requisições com fornecedores);
  • Reuniões pendente de confirmação;
  • Reembolsos médicos;
  • Envio de docs, recebimento de protocolos/Ars, etc;

Checklist e Fups

  • Busque sempre a simplicidade e objetividade. Isso facilita a memorização, a organização e a praticidade ao desenvolver e acompanhar as tarefas;
  • Essas são as duas técnicas mais importantes no gerenciamento da rotina secretarial: relação de todas as tarefas e o acompanhamento de cada uma delas;
  • Uma dica é fazer 1 pasta L para “Pendências” e providenciar uma pasta sanfonada com 31 divisões (período mensal) para arquivamento dos FUPs;
  • Dessa forma, ambas as pastas ficam em cima da sua mesa e sob o seu campo de visão, pois Checklist e Fups devem ser revisados e checados frequentemente durante o dia;
  • Além das pastas, é interessante também criar alertas no Outlook no campo “Tarefas”, onde você categoriza cada tarefa como pendente/fup e programa um dia/horário para que ele te lembre da respectiva tarefa.
  • É importante lembrar que o checklist seja adequado e adaptado à rotina de cada secretária.
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