Funções Secretariais

O papel do profissional de Secretariado Executivo

Você já parou para pensar sobre a relevância e o peso que o profissional de secretariado executivo carrega dentro das organizações?

Se ainda não teve essa “noção”, então invista alguns minutos do seu tempo para “sentir” a importância do papel deste profissional na vida de uma empresa:
Existe uma frase muito famosa que resume em poucas palavras o resultado que a profissão traz ao executivo, e consequentemente, à organização:

“Por trás de um grande líder, há sempre uma grande secretária executiva”

Hoje o profissional de secretariado executivo é considerado:

Gestora de Informações: atua multiplicadora e ao mesmo tempo como “filtro” de informações e garante que somente os problemas mais sérios sejam levados para o executivo já com alguma solução. Esse profissional deve saber gerenciar as informações para saber como processá-las de passá-las adiante.
Conectora de pessoas: intermedia todas as áreas e é super ativa nos processos comunicacionais eliminando ruídos. É extremamente ativa nos relacionamentos interpessoais, com objetivo de atender às demandas dos clientes internos e externos.
Parceira estratégica: atua como parceira de confiança de grandes líderes executivos, participando direta ou indiretamente nos processos decisórios. Possui e conserva relacionamentos estratégicos e deve sempre olhar na mesma direção dos líderes, focando nos objetivos estratégicos da empresa a fim de intensificar a sinergia de trabalho entre secretária e líder.
Facilitadora de processos: atua não só como facilitadora da vida do executivo, como também facilita os processos internos, obtendo uma visão sistêmica de seus processos, missão, valores, objetivos e planejamento estratégico a fim de contribuir com os resultados e com a qualidade do serviço. É fundamental que a secretária saiba gerenciar os seus próprios processos rotineiros, a começar pelo checklist e pelo follow-up. Deve-se sempre manter o foco na otimização do tempo, trazendo técnicas eficientes que economize o próprio tempo e o tempo do executivo.
Gestora de recursos: ela é quem coordena todos os controles administrativos, como fluxo de caixa, controle de material, entre outros recursos. Fica sob sua responsabilidade e supervisão o gerenciamento da copa, da expedição, gráfica, recepção e almoxarifado.
Multiprofissional: por exercer múltiplas funções ao mesmo tempo em múltiplos segmentos. É uma das poucas profissões que tem capacidade de atuar em quaisquer segmentos. Vivemos no tempo das “multis”. O da multitarefa, multifuncionalidade, da multiexperiência e da multicapacidade em função das rápidas mudanças no mercado, o que se torna uma vantagem competitiva para o profissional.
O seu papel vem assumindo responsabilidades cada vez mais importantes por trabalhar em conjunto com a alta administração, que por sua vez atuam no setor estratégico de acordo com a pirâmide estrutural das organizações.

 

Chussy Karlla Antunes já dizia que

“O uso das tecnologias, a globalização e a complexidade da gestão evoluíram a atuação da secretária. A profissão está regulamentada há 25 anos; os profissionais adquiriram maturidade, inovaram em sua prática e hoje possuem know-how para os novos horizontes: secretariado, assessoria, consultoria, cogestão e empreendedorismo.”

Mas é claro que infelizmente muitas empresas / pessoas não vêem a profissão como ela deveria ser vista e reconhecida. Muitas empresas ainda cultivam a percepção antiga da secretária (redigir cartas, atender telefone, marcar reuniões e servir cafezinho, apenas) e acabam não dando espaço para as novas capacidades e novos potenciais deste profissional. Sim, ele/ela é capaz de transformar empresas desorganizadas (“muquifos / fundo de quintal” como quiserem chamar) em grandes organizações com alto nível de gestão e excelência administrativa e operacional!

Queremos saber da sua opinião, então comente aqui a respeito =)

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