Funções Secretariais

Como fazer gestão de viagens corporativas

Hoje vim compartilhar um artigo muito interessante sobre um tema super relevante e desafiador para as secretárias executivas: Gestão de viagens corporativas!

A Secretária Executiva possui muitas atribuições para dar suporte estratégico na rotina do seu diretor ou presidente.

As possibilidades na área são grandes, afinal, todos os diretores necessitam de uma secretária para auxiliá-los.

E falando sobre funções estratégicas, o gerenciamento de viagens corporativas é uma das tarefas mais desafiadoras e gratificante na carreira deste profissional, pois é através do seu excelente desempenho que os executivos conseguem se planejar da melhor forma para participar de reuniões importantíssimas de negócios/prospecções e assim, gerar mais oportunidades e retorno financeiro para a empresa.

Quanto mais conhecimento e boa formação, mais oportunidades de trabalho. Além disso, a gestão de viagens corporativas é uma atividade importante que a secretária vem ocupando.

A gestão de viagens corporativas pela secretária executiva

O profissional de secretariado, além de planejar todo o roteiro da viagem, ele também não só pode, como deve introduzir procedimentos internos com o objetivo de facilitar o seu próprio trabalho e fazer com que todo esse processo se movimente de forma cada vez mais inteligente para a organização e seus executivos.

  • Desenvolvendo políticas de viagens adequadas para sua empresa,
  • Gerenciando recursos;
  • Negociando com fornecedores;
  • Educando usuários internos das empresas com intuito de colaborar com o uso de um bom programa de gestão, onde se pode analisar a real necessidade da viagem e se o mesmo vai de encontro com os objetivos da empresa;
  • Minimizando as despesas, controlando e acompanhando custos / orçamentos;
  • Prestando contas de todos os valores gastos durante a viagem através de relatórios gerenciais;
  • Facilitando e auxiliando na elaboração de regras através de políticas de viagens corporativas (documento que dita regras básicas da administração e do bom relacionamento entre todos os envolvidos: empresa, funcionários, agência e provedores);

Esses pontos são básicos e essenciais para as secretárias entenderem melhor sobre o processo de gestão de viagens corporativas.

Tente imaginar a seguinte situação, você secretária como “dona do projeto de viagens”:

Rotina Diária – Exemplo 1

Controle de viagens feito por e-mail

  1. A secretária solicita por e-mail uma cotação de passagem aérea;
  2. A agência a responde com as opções de voos e valores;
  3. Em seguida a secretária envia o e-mail com o voo escolhido para o chefe;
  4. Algum tempo depois, o diretor reenvia o e-mail com o voo escolhido;
  5. A secretária envia um número da requisição autorizando a agência emitir aquela passagem no mesmo valor do voo cotado.

Note que o processo feito por e-mail pode levar horas e para quem já trabalhou com viagens corporativas sabe que as tarifas aéreas são flutuantes, ou seja, estão sujeitas a alterações de valores em questão de minutos às vezes.

Rotina Diária – Exemplo 2

Controle e automação de viagens feitos através de sistema selfticketing

  1. Pesquisa, seleciona e reserva voos, hotéis e locação de veículos;
  2. Envia para autorização do aprovador;
  3. Emissão parte aérea ou terrestre direto na ferramenta.

Perceba que o processo é bem curto e as chances de perdas financeiras por conta da flutuação de tarifas são bem menores pois todos os serviços estão numa única plataforma. Essa oferta de tecnologia selfticketing aliada a uma boa gestão de viagens traz resultados nítidos de economia e automação do processo de viagens corporativas.

No mês de agosto, A Emporium Travel entrevistou a Dircélia Merlin dos Santos, secretária executiva da Itapemirim.

A experiência dessa profissional com relação viagens corporativas vem desde a década de 1980 quando ela atuou como secretária no setor de normas e procedimentos e auditoria da Philco e da Ford. “Vivenciei a implementação destas normas na empresa”, revela Dircélia.

Ela comenta que ao ter conhecimento da ferramenta selfticketing reconheceu o quanto é importante ter a facilidade de pesquisar preços, horários e melhores rotas de maneira online e na hora, para agilizar os processos de compra de bilhetes e preparação de viagens, quer sejam a negócios ou lazer.

“A gestão centralizada de despesas fornece à empresa uma visualização de custos, e traz alternativas para reduções de gastos. Reduzir despesas nunca esteve fora de moda, a diferença entre épocas é que hoje há maior conscientização dos colaboradores e a utilização tecnológica ágil e precisa como parceira indispensável para resultados positivos e econômicos”, reflete Dircélia.

Solução

É claro que não existe solução fechada que funcione para todas as empresas, porém algumas necessidades são imensamente comuns.

Podemos partir delas para virar o jogo e colocar um novo rumo para as coisas. Algumas dicas finais que podemos oferecer é:

  • A secretária executiva deve implementar procedimentos com a finalidade de facilitar o seu trabalho, gerando menos stress para ela e mais confiança ao passageiro;
  • Busque mais agilidade e confiabilidade no processo;
  • Preocupe-se com a redução e o controle dos custos de cada viagem;
  • Entenda que uma boa gestão evita desperdício de tempo e recursos da empresa;
  • Contribua para que o executivo mantenha seu foco voltado exclusivamente para os negócios.

Conclusão

E para concluirmos, é fundamental que este profissional busque o aprimoramento constante de suas práticas.

Uma dica essencial para o caso de gerenciamento de viagens é contar com a parceria de uma agência de viagens referência no mercado para que ambos somem forças e expertises e assim ser possível multiplicar melhorias constantes em todo o processo de gerenciamento de viagens corporativas.

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