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Como fazer uma ata de reunião

Quem participa de reuniões no trabalho já deve ter necessitado fazer uma ata de reunião.

Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por meio da ata.

Este é o melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões pelo seu formato simples e prático. A ata é um relato resumido do que foi discutido e normalmente é redigido por uma secretária executiva.

Fazer uma ata de reunião é uma das funções básicas de uma secretária executiva, e requer atenção porque nenhum detalhe pode passar despercebido. Por mais informal que seja o ambiente de trabalho, toda reunião deve ter registrada e transmitida a todos os participantes.

Antigamente, atas levavam a fama de serem demasiadamente complexas, principalmente pela linguagem exigida. Mas hoje, a exigência do português coloquial diminuiu e elas são bem mais práticas, de fácil compreensão a todos.  Algumas orientações gerais continuam válidas, principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada.

Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato e sua apresentação.

Tipos de atas

As atas não são só textos que reúnem os problemas e acordos tratados em uma reunião oficial ou privada, como podem ser de um congresso, por exemplo; são também os certificados que atestam a eleição de alguém para um cargo. Além disso, uma ata serve para certificar oficialmente um fato, como acontece na ata de certidão lavrada em cartório.

Uma ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil de dois mil e treze…”

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão “em tempo”: “Em tempo: onde se lê março, leia-se abril”.

Modelo de ata de reunião

O que você precisa para facilitar sua vida e conseguir fazer uma ata de reunião eficiente, é partir de um modelo de ata de reunião.

O modelo de ata deve ser:

  • com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
  • sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
  • sem abreviaturas de palavras ou expressões;
  • com números escritos por extenso;
  • sem rasuras nem emendas;
  • sem uso de corretivo
  • com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
  • com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

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Como fazer uma ata de reunião informal

Aspecto informal que se caracteriza como uma espécie de súmula na qual serão registradas apenas as informações mais relevantes e que posteriormente poderá ser enviado ao RH. Ex: reuniões departamentais, reuniões com clientes e entre outros.

Principais tópicos que devem constar na ata simples:

  • Data, local, horário de início e fim da reunião: é necessário saber onde e quando as pautas foram discutidas;
  • Pessoas presentes e seus cargos: é preciso informar por quem as decisões foram tomadas;
  • Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar na ata a fim de saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram;
  • Discussões: parte fundamental para registro das discussões para esclarecer porque as decisões foram tomadas e porque algumas ideias foram abandonadas a fim de evitar que a mesma discussão ocorra várias outras vezes;
  • Registro das decisões: outra parte fundamental para registrar o que de fato foi acordado entre os integrantes e listar quais serão os próximos passos;
  • Compromissos: essencial para registrar os prazos para execução de cada tarefa e é onde se estabelece o dia, horário, local e participantes da próxima reunião;

Uma boa ata irá conter esses tópicos. Dificilmente uma ata conterá mais informações além destas. É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões tomadas. E uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião.

Como fazer uma ata de reunião formal

Aspecto extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e registrada em cartório. Ex: alteração contratual, alteração de diretoria, entre outros.

A ata formal é constituída por 5 partes:

  • Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;
  • Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado;
  • Expediente registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos;
  • Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registro das discussões e decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado;
  • Encerramento e desfecho: quando todos o acontecimentos foram registrados.

 

Prepare-se para a reunião

  • Lembre de levar papel e caneta ou seu notebook para fazer todas as anotações necessárias.
  • Sente-se em um local de onde possa ouvir com clareza toda a discussão.
  • Se preferir redigir a ata diretamente no computador, certifique-se que realmente digita com rapidez; caso contrário, opte por anotar as informações a mão e, mais tarde, com calma, redigir no computador.
  • Verifique a questão do barulho do teclado do computador. Acredite: ele irrita! Ainda mais em reuniões que exigem concentração.
  • Arquive o documento e encaminhe por e-mail. Uma opção é disponibilizar a ata por internet para todos os participantes.
  • Caso sinta-se mais segura, você poderá gravar a reunião na forma de audio. Isso ajuda a tirar dúvidas na hora de redigir a ata. Caso opte por essa opção, é importante comunicar a todos que a reunião será gravada para esse objetivo.

Por último, vale lembrar que em uma ata de reunião, por mais grosseiro que pareça, sua opinião não interessa. As pessoas devem saber o que foi discutido e decidido, independente do seu posicionamento sobre os fatos. Dessa forma, você produzirá uma ata de reunião imparcial e completa, como esperado por todos.

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